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La función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de un rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta función es una de las más utilizadas para realizar búsquedas en Excel por lo que es importante aprender a utilizarla adecuadamente.

Preparar los datos para la función BUSCARV

Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la función BUSCARV para realizar una búsqueda dentro de un directorio telefónico. Pero antes de escribir la fórmula que nos ayudará a realizar la búsqueda, será importante poner atención a los datos de origen.

Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la información organizada de manera vertical, es decir organizada por columnas.

Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de manera vertical (por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, los datos de nuestro directorio telefónico deberán estar organizados de la siguiente manera:

Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre realizará la búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango mostrado en la imagen anterior (A2:B11), la función BUSCARV realizará la búsqueda sobre la columna A.

Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre y obtener el teléfono, pero no podremos buscar un teléfono y obtener el nombre ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna de la izquierda. Por esta razón es importante preparar los datos adecuadamente para obtener los resultados que necesitamos.

Algo que también debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que, si existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al menos una fila y una columna en blanco entre nuestros datos de búsqueda y las otras tablas de manera que la función detecte adecuadamente el rango donde se realizará la búsqueda.

Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos listos para utilizar la función BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.

Sintaxis de la función BUSCARV

La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como ciertos criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV tenemos cuatro argumentos que describo a continuación:

• Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos encontrar y el cual será buscado en la primera columna del rango de datos. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre mayúsculas y minúsculas.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una referencia al rango de celdas que contiene los datos.
• Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el número de columna que deseamos obtener como resultado. Una vez que la función BUSCARV encuentra una coincidencia del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que indiquemos en este argumento.
• Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada (VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor VERDADERO.

Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos obligatorios y uno opcional. Sin embargo, te recomiendo siempre utilizar los cuatro argumentos indicando en el último de ellos el valor FALSO para asegurar una búsqueda exacta.

Por otra parte, es importante mencionar que no todos los países de habla hispana utilizamos las misma normas en cuanto al carácter separador de listas. Así que, dependiendo de la configuración regional de tu equipo, deberás separar los argumentos de la función BUSCARV por una coma (,) o por un punto y coma (;).

Los ejemplos están hechos en una versión de Excel instalada en un equipo con configuración regional Español (México) y por lo tanto verás una coma en la separación de los argumentos de la función BUSCARV pero deberás estar consciente de que existe la posibilidad de que debas utilizar el punto y coma.

Como regla general puedo decir que, si en tu país se acostumbra utilizar la coma como el separador de miles, entonces también utilizarás la coma (,) para separar los argumentos de la función BUSCARV. Por el contrario, si en tu país se utiliza el punto como el separador de miles, entonces utilizarás el punto y coma (;) en los argumentos de la función.

Ejemplo de la función BUSCARV

Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de ejemplo, seguiremos los siguientes pasos:

1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno de los nombres de la columna A.
2. En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la siguiente manera:=BUSCARV(
3. Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma (,) para concluir con el primer argumento de la función:=BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla de datos sin incluir los títulos de columna que para nuestro ejemplo será el rango A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo argumento:=BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento con una coma (,):=BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO ya que deseo hacer una búsqueda exacta y finalmente terminará el ingreso de los argumentos con un paréntesis.=BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARV hará la búsqueda del valor de la celda E1 sobre los valores del rango A2:A11 y como resultado nos devolverá la celda de la columna B2:B11 que le corresponda. Observa el resultado de la función recién descrita:

Una ventaja de haber colocado el valor buscado en la celda E1 es que podemos modificarlo para buscar el teléfono de otra persona y la función BUSCARV actualizará el resultado automáticamente.

Errores comunes al usar la función BUSCARV

• Si la columna llave no tiene valores únicos para cada fila entonces la función BUSCARV regresará el primer resultado encontrado que concuerde con el valor buscado.
• Si especificamos un indicador de columna mayor al número de columnas de la tabla obtendremos un error de tipo #¡REF!
• Si colocamos el indicador de columna igual a cero la función BUSCARV regresará un error de tipo #¡VALOR!
• Si configuramos la función BUSCARV para realizar una búsqueda exacta, pero no encuentra el valor buscado, entonces la función regresará un error de tipo #N/A.

La función BUSCARV es una de las funciones más importantes en Excel. Es necesario que dediques tiempo para aprender correctamente su uso y podrás sacar mucho provecho de esta función.

Material adicional

1. Cómo evitar desplegar el error #N/A de la función BUSCARV.
2. Más información sobre el cuarto argumento de la función BUSCARV.
3. Alternativa a la función BUSCARV para obtener varios resultados de una búsqueda.

Publicado por Moisés Ortíz

La función BUSCARH en Excel

La función BUSCARH en Excel busca un valor dentro de una fila y devuelve el valor que ha sido encontrado o un error #N/A en caso de no haberlo encontrado. Esta función es similar, en cierto sentido, a la función BUSCARV.

Cuando utilizar la función BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

Sintaxis de la función BUSCARH

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

• Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.
• Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.
• Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.
• Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error #N/A.

Ejemplo de la función BUSCARH

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.

Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:

=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa dicha información.

El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.

Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:

Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de argumentos de la siguiente manera:

=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la función sería la siguiente:

=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.

Publicado por Moisés Ortíz.

Comprendiendo la Funcion SI anidada! Ejemplo sencillo!

Una empresa quiere aplicar descuentos por promoción en algunos  de sus productos por tal motivo ha decidido que los productos con valores superiores de $1´000.000 reciben 20% de descuento, los productos superiores de $500.000 reciben un descuento del 10% y los productos superiores a $200.000 recibirán un descuento del 5%
diseñe la siguiente tabla con los encabezados:

NOMBRE DEL PRODUCTO  -VALOR - % DESCUENTO -  VALOR DEL DESCUENTO

Qué es y para qué sirve Google Docs

Google es un gigante lleno de cosas bonitas. La simplicidad de su funcionamiento es una de sus características más exitosas, al igual que la gran utilidad de sus herramientas y su gratuidad. Google Docs es un servicio que nos permite crear documentos de textos, tablas y hasta dibujos en la nube, lo que lo pone siempre a nuestra disposición. Te contamos de qué se trata esta genial utilidad y para qué puedes usarla.

Desde su creación, Google Docs fue incorporando herramientas similares a la de otros programas como el Office de Microsoft. Puedes realizar todas las tareas básicas, como insertar viñetas, columnas, tablas, imágenes, comentarios o fórmulas en un texto; cambiar la fuente, los colores y los párrafos; contar palabras, usar corrector, imprimir tu trabajo y mucho más. Lo mejor: Puedes compartir y editar tu trabajo en equipo.

Captura de pantalla de Google Docs

Al crear un documento en Docs, puedes compartirlo con otros usuarios y darles distintos permisos. La otra persona podrá editar el trabajo (si tu le das permiso) o sólo verlo. También pueden agregarse comentarios al margen, una herramienta muy útil a la hora de trabajar en equipo. Google guarda todos los cambios, y puedes volver a la versión original si no estas de acuerdo con lo que agregaron o cambiaron tus compañeros. También te mostrará quién hizo cada modificación y cuándo.

Además, puedes subir archivos ya creados, como DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT, etc. Por lo tanto, no dudes en subir archivos que ya tengas. Google Docs es gratuito, no debes descargar ni instalar nada; sólo necesitas una cuenta en Gmail y conexión a internet. Si por alguna razón quieres guardar una copia de tu trabajo en tu computadora, también podrás hacerlo.

Se trata de un servicio muy útil que puede facilitarte muchísimas tareas de la escuela o la facultad.

Curso Excel 2013 - Capitulo 5, Funcion SI - Y - O (Audio Mejorado)

LA FUNCIÓN SUMAR.SI EN EXCEL

La función SUMAR.SI en Excel nos permite hacer una suma de celdas que cumplen con un determinado criterio y de esta manera excluir aquellas celdas que no nos interesa incluir en la operación.

SINTAXIS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI

La función SUMAR.SI tiene tres argumentos que explicaré a continuación.

• Rango (obligatorio): El rango de celdas que será evaluado.
• Criterio (obligatorio): La condición que deben cumplir las celdas que serán incluidas en la suma.
• Rango_suma (opcional): Las celdas que se van a sumar. En caso de que sea omitido se sumaran las celdas especificadas en Rango.

El Criterio de la suma puede estar especificado como número, texto o expresión. Si es un número hará que se sumen solamente las celdas que sean iguales a dicho número. Si el criterio es una expresión podremos especificar alguna condición de mayor o menor que.

Si el Criterio es un texto es porque seguramente necesito que se cumpla una condición en cierta columna que contiene datos de tipo texto pero realizar la suma de otra columna que tiene valores numéricos. Todos estos casos quedarán más claros con los siguientes ejemplos.

EJEMPLOS DE LA FUNCIÓN SUMAR.SI

El primer ejemplo es muy sencillo ya que de una lista de valores aleatorios quiero sumar todas las celdas que contienen el número 5.

Recuerda que la función SUMAR.SI no realiza una cuenta de las celdas que contienen el número 5, de lo contrario el resultado habría sido 2. La función SUMAR.SI encuentra las celdas que tienen el número 5 y suma su valor. Ya que las celdas A2 y A7 cumplen con la condición establecida se hace la suma de ambas celdas lo cual da el número 10 como resultado.

Ahora cambiaré la condición a una expresión y sumare aquellas celdas que sean menores a 3. Observa el resultado de esta nueva fórmula.

VENTAS DE UN VENDEDOR

Ahora utilizaremos un criterio en texto y el tercer argumento de la función SUMAR.SI el cual nos deja especificar un rango de suma diferente al rango donde se aplica el criterio. En el siguiente ejemplo tengo una lista de vendedores y deseo conocer el total de ventas de un vendedor específico.

Para obtener el resultado colocaré el rango A2:A10 como el rango que debe ser igual al texto en la celda F1. El tercer argumento de la función contiene el rango C2:C20 el cual tiene los montos que deseo sumar.

La celda F2 que contiene la función SUMAR.SI muestra la suma de las ventas que pertenecen a Juan y excluye el resto de celdas.  Podría modificar un poco esta fórmula para obtener las ventas de un mes específico. Observa el resultado de esta adecuación en la celda F5: